La gestion et l’organisation d’événement est un métier à part entière. On a souvent tendance à croire que c’est quelque chose qui est facile. Seulement, lorsque l’on est confronté à une telle situation – celle d’organiser un événement, on se rend rapidement compte que c’est plus complexe qu’il n’y paraît… Il est toujours préférable de faire appel à des professionnels. Néanmoins, sachez qu’il y a plusieurs étapes à respecter si vous souhaitez organiser un événement. Suivez le guide !
Les démarches administratives
Si vous êtes créatif, vous avez déjà certainement toutes les idées concernant les activités, la décoration ou encore les invités que vous devrez prévenir pour votre événement en Alsace. Néanmoins, vous devez savoir qu’il faut réaliser plusieurs démarches administratives au préalable. Par exemple, vous devrez commencer par déclarer votre événement, notamment s’il est culturel. Vous pouvez confier cette tâche à un organisateur d’événement dans votre région. Généralement, la déclaration se fait à la mairie ou à la préfecture de votre région. Elle doit être faite 3 jours francs au moins et 15 jours francs au plus avant la date de la manifestation.
Selon le type d’événement, il se peut qu’il faille également réaliser d’autres démarches administratives et d’autres déclarations. Par exemple, si vous organisez un événement de type compétition qui donnera lieu à un classement, il faudra également faire une demande auprès de la fédération sportive concernée par le sport pratiqué durant votre événement. Si vous souhaitez réunir des véhicules à moteur, vous devrez également faire une demande complémentaire auprès du préfet de chaque département concerné par l’événement. N’hésitez pas à vous renseigner auprès d’une agence événementielle qui pourra vous guider dans toutes ces démarches qui peuvent sembler assez indigestes lorsque l’on n’y est pas accoutumé.
Deux notions clés : respect et sécurité
Pour que l’événement se passe bien, il y a deux grandes notions à prendre en compte. Dans un premier temps, le respect est primordial. Il s’agit de respecter les arrêtés préfectoraux, municipaux. Vous devrez faire attention d’être dans la légalité concernant les manifestations publiques. Vous devrez aussi faire attention d’avoir bien toutes les autorisations nécessaires, que vous organisiez votre événement dans un lieu publique ou dans un lieu privé. Cela incombe au bon déroulement de l’événement.
La sécurité est le deuxième point clé. En effet, vous allez devoir garantir une grande sécurité aux participants de votre événement. Pour cela, vous pouvez faire en sorte d’engager des agents de sécurité, qui veilleront directement sur place au bon déroulement des choses. Il se peut que les agents doivent travailler en collaboration avec la police si c’est exigé par le préfet, par exemple. Encore une fois, cela va dépendre du lieu dans lequel vous souhaitez placer votre événement.
